Fungsi dan Peran pada sebuah Project IT

1. Definisi (Definition)
Project Manager adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya keputusan.

Peran dari seorang Project Manager

Seorang project manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yg teknis sifatnya.

Bagaimana layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor dan mengontrol budget dengan membuat bar chart & critical path serta mempunyai kemampuan analisis resiko yang baik.

Berikut kita jabarkan peran dari seorang project manager dari 3 sudut pandang :

1. Tanggung Jawab yang dimiliki seorang Project Manager
2. Tantangan yang akan dihadapi seorang Project Manager
3. Skill yang di butuhkan seorang Project Manager

Tanggung Jawab seorang Project Manager

Tanggung Jawab seorang Project Manager terdiri dari 4 (empat) cakupan antara lain :

1. Proyek
2. Organisasi
3. Tim Kerja
4. Project Manager itu sendiri

2. Sistem Analis

Seorang yang menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yang dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah         bisnis, dibawah petunjuk Manajer Sistem. Seorang yang bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhankebutuhan si pemakai sistem (user) ke dalam spesifikasi teknik yang diperlukan oleh Programmer dan diawasi oleh Manajemen.Seorang analis sistem harus mampu untuk bekerja dengan berbagai jenis bahasa pemrograman, sistem operasi, serta perangkat keras yang digunakan. Keahlian manajerial akan membantu seorang analis sistem mengelola proyek, sumber daya, risiko, dan perubahan. Keahlian interpersonal akan membantu analis sistem dalam berinteraksi dengan pengguna akhir sebagaimana halnya dengan analis, programer, dan profesi sistem lainnya.

3. Programmer

Programmer Komputer adalah profesi yang bertugas untuk membuat sebuah program melalui bantuan bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan melalui otomasi dengan bantuan perangkat lunak atau software. Tugas inti dari seorang programmer sama seperti tugas sebuah program itu sendiri. Sebuah program itu didesain dan dikembangkan agar mampu membatu manusia sebagi pengguna (user) dalam mengatasi kegiatan kesehariannya. Jadi, tugas seorang programmer komputer adalah menolong manusia menyelesaikan kegiatan sehari-harinya dengan bantuan komputer. Dari hal tersebut, terlihat jelas bahwa seorang programmer komputer merupakan orang yang sangat berjasa kepada masyarakat, seperti halnya dokter, perawat, akuntan dan lainnya.

Tugas programmer dalam sebuah proyek dasarnya adalah sebagai berikut :

- Membangun/mengembangkan software terutama pada tahap construction dengan melakukan coding dengan bahasa pemprograman yang ditentukan
– Mengimplementasikan requiremant dan desain proses bisnis ke komputer dengan menggunakan algoritma /logika dan bahasa pemprograman
– Melakukan testing terhadap software bila diperlukan

dan seorang programmer butuh beberapa keahlian tertentu seperti :

- Menguasai Algoritma dan logika pemprograman (ini penting sekali)
– Memahami metode, best practice dan tool/pemodelan pemprograman seperti OOP, design pattern, UML
– Menguasai salah satu atau beberapa bahasa pemprograman populer seperti C++, VB, PHP, C#, Java, Ruby dll (untuk web developer perlu juga menguasai HTML, DHTML, CSS, JavaScript dan AJAX)
– Memahami RDBMS dan SQL (Structured Query Language)
– Menguasai bahasa Inggris (bahasa pemrograman memakai bahasa inggris).

4. Database Administrator (DBA)

Database Administratot adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap penanganan database di dalam suatu organisasi, tanggung jawabnya meliputi:
– Bertanggung jawab terhadap keamanan database.
– Perancangan dan koordinasi secara keseluruhan dari database.
– Mengembangkan skema.
– Membuat dokumen sistem dan penggunaannya.
– Menentukan organisasi data.
– Penerapan terhadap DBMS
– Pengetesan dan pemeliharaan sistem database.
– Menjadi penengah antara pemakai dan manajemen.
– Bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dari sistem dasar data.
– Menerapkan prosedur darurat di dalam kasis terjadinya kegagalan sistem atau kerusakan database.

Peran DBA meliputi :

1. Pemasangan perangkat lunak baru - Ini adalah tugas DBA untuk menginstal versi baru dari perangkat lunak DBMS, aplikasi perangkat lunak, dan perangkat lunak lain yang berhubungan dengan administrasi DBMS. Penting bahwa DBA atau anggota staf IS menguji software baru sebelum pindah ke sebuah lingkungan produksi.
2. Konfigurasi hardware dan software dengan sistem administrator – Dalam banyak kasus, perangkat lunak sistem hanya dapat diakses oleh administrator sistem. Dalam kasus ini, DBA bekerja sama dengan administrator sistem untuk melakukan instalasi perangkat lunak, dan untuk mengkonfigurasi hardware dan software agar berfungsi secara optimal dengan DBMS.
3. Pengamanan administrasi - Salah satu tugas utama DBA adalah untuk memantau dan mengelola keamanan DBMS. Hal ini melibatkan penambahan dan menghapus pengguna, pemberian quota, audit, dan memeriksa masalah keamanan.
4. Analisis data – DBA menganalisis data yang tersimpan dalam database dan membuat rekomendasi yang berkaitan dengan kinerja dan efisiensi penyimpanan data. Ini termasuk penggunaan indeks efektif, memungkinkan “Paralel Query” eksekusi, atau fitur khusus DBMS lainnya.
5. Database design (awal) - DBA dapat terlibat di awal tahap desain database, hal ini bertujuan menghilangkan berbagai masalah yang mungkin terjadi. DBA tahu bahwa DBMS dan sistem, dapat menunjukkan potensi masalah, dan dapat membantu pengembangan kinerja tim dengan pertimbangan khusus.
6. Data pemodelan dan optimasi – pemodelan data befungsi untuk mengoptimalkan sistem tata letak untuk mengambil yang paling keuntungan dari I / O subsystem.
7. Bertanggung jawab atas administrasi perusahaan yang berhubungan dengan database dan analisis, desain, dan penciptaan database baru.

5. Desainer

Desainer adalah seseorang yang merancang atau mendesai sesuatu sebelum sesuatu itu dikerjakan, contoh dalam pembuatan web, kita mendesain web ini agar terlihat menarik dengan cara dalam web tersebut terdapat media untuk pemasangan iklan dan dilengkapi denan pemutar audio ketika visitor mengunjungi web tersebut.itu adalah tugas desainer.

6. Fungsional

Fungsional adalah  kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan fungsional pada hakekatnya adalah jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, namun sangat diperlukan dalam tugas-tugas pokok dalam suatu organisasi.

Fungsional mempunyai tugas:

- Menyusun rencana dan program kegiatan sesuai bidangnya;
– Mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data sesuai bidangnya;
– Melaksanakan kegiatan-kegiatan sesuai bidangnya dalam rangka memperoleh angka kredit sesuai peraturan dan pedoman yang berlaku;
– Memberikan saran-saran atau pertimbangan kepada atasan mengenai langkah-langkah yang diambil sesuai bidangnya;

– Menyusun laporan pelaksanaan tugas kepada atasan.

7.Engineer

Network Engineer adalah seseorang yang bekerja di bidang engineering dan mampu menggunakan ilmunya untuk menghasilkan suatu benda yang dapat dimanfaatkan dalam kehidupan sehari-hari. Seorang engineer/insinyur juga membantu memecahkan permasalahan dibidang teknologi yang ada.

Insinyur yang bekerja di pabrik, memiliki peran mengawasi proses produksi, menentukan penyebab kerusakan alat, dan menguji produk untuk menjaga kualitas. Seorang insinyur juga dapat bekerja di kantor, pertambangan, laboratorium, dan hampir di semua tempat yang memerlukan teknologi.

Para engineer/insinyur melakukan berbagai percobaan dan mengujinya untuk menemukan sebuah penemuan baru yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan orang banyak. Dalam pekerjaannya, insinyur banyak menggunakan komputer. Komputer digunakan untuk merancang dan mendesain sebuah alat, menguji kerja mesin, atau membuat sistem yang rumit

•    Project Charter

Project charter, yang kadang disebut Project Overview Statement (POS) alias ikhtisar proyek, merupakan dokumen bertanda tangan yang secara resmi mendefinisikan serta mengesahkan sebuah proyek. Oleh karena itu, project charter ini dibuat tentu saja setelah proposal proyeknya disetujui. Tanpa project charter, tujuan proyek akan menjadi ambigu dan kadang tidak dipahami secara benar oleh para stakeholder. Masing-masing mungkin saja memiliki sudut pandang dan ketertarikan yang berbeda. Nah, bahayanya, nanti bisa berujung pada konflik kepentingan, konflik peran, dan fatalnya proyek bisa GAGAL.

• Business Blueprint

Bisnis blueprint, bisinis blueprint adalah cara untuk mempermudah kita dalam urusan bisnis, bisnis blueprint ini berbentuk file atau document yang isinya mengenai detail dari bisnis yang kita jalankan yang berisikan dokumentasi dari setiap prosuder  sistem serta berbagai elemen lainnya yang melekat pada bisnis kita dari waktu ke waktu.jadi intinya Blueprint adalah adalah gambar atau peta yang secara akurat menggambarkan sistem jasa sehingga semua orang yang terlibat dalam penyajiannya dapat memahaminya dan melaksanakannya secara obyektif.

• Functional Definition

functional definition atau definisi fungsi adalah fungsi dari objek yang dapat mendefinisikan suatu kegiatan atau aktifitas yang dilakukan oleh objek tersebut.contohnya robot, robot dapat mendefinisikan gerakan manusia,hal itu memberikan fungsi khusus pada bagian badan yang bergerak pada robot tersebut.

•  Checksit Quality

check sheet dapat didefiniskan sebagai lembar yang dirancang sederhana berisi daftar hal-hal yang perlukan untuk tujuan perekaman data sehingga pengguna dapat mengumpulkan data dengan mudah, sistematis, dan teratur pada saat data itu muncul  di lokasi kejadian. Data dalam check sheet baik berbentuk data kuantitatif maupun kualitatif dapat dianalisis secara cepat (langsung) atau menjadi masukan data untuk peralatan kualitas lain.

check sheet memiliki fungsi sebagai berikut:

• Pemeriksaan  distribusi proses produksi (production process distribution checks)
• Pemeriksaan item cacat (defective item checks)
• Pemeriksaan lokasi cacat (defective location checks)
• Pemeriksaan penyebab cacat (defective cause checks)
• Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan (check-up confirmation checks)
• Dan lain-lain.

• Handover Documment Project

Aktivitas handoff adalah bagian dari proses yang harus disepakati untuk pada tahapawal proyek.Keputusan dapat diambil untuk melakukan sama secara bertahap ataupada penyelesaianpekerjaan. Anda mungkin bertanya, “bagaimana tim proyek tahu apa dan Kapan dapatdiharapkanpenyerahan dokumen mereka?” Setelah daftar proyek dokumen Mastertelah ditetapkan ini akanmemungkinkan tim proyek untuk tahu apa dokumen harusdipersiapkan dan tanggal untuk submittaldokumen-dokumen tersebut untuk review,persetujuan dan akhir submittal. Beberapa organisasi/klienmeminta bahwa Penjual/kontraktor menyerahkan pekerjaanbuku atau dokumen berdasarkan kriteriayang ditetapkan. Sebagai contoh: kontraktorakan mempersiapkan dokumentasi akhir vendor (yaitusatu set lengkap aslinya(salinan lembut dan dua hard copy) telah disusun dan diindeks semuadokumentasiyang dikembangkan selama proyek. Beberapa bahkan menentukan ukurankertas,dokumen nomor struktur dan bahan pengikat untuk digunakan.

Referensi :

http://temukanpengertian.blogspot.com/2013/07/pengertian-database-administrator.html
https://huangcorp.wordpress.com/2008/05/03/role-of-the-project-manager/
http://mane3x.wordpress.com/2013/03/29/pengertian-sistem-dan-analisis-sistem/
https://cisini.wordpress.com/2013/03/18/tentang-project-charter/

http://mochamadnurreza.wordpress.com/2014/11/28/fungsi-dan-peran-pada-sebuah-project-it/